Im Sinne der Datenminimierung werden nur die unbedingt notwendigen Benutzerdaten im M365-Benutzerverzeichnis gespeichert. 

Die Authentifizierung erfolgt über einen lokalen Verzeichnisdienst der Montanuniversität.

Die von Benutzer:innen in der M365-Cloud abgelegten Daten werden von Microsoft auf Servern in der EU gespeichert. Die Montanuniversität Leoben hat einen Vertrag abgeschlossen, der garantiert, dass die Daten in Rechenzentren in Österreich gespeichert werden.

Microsoft garantiert, dass Daten nur zur Bereitstellung der Services verwendet werden.

Über Policies kann definiert werden, wie vertrauliche Daten behandelt werden. Eine entsprechende Kategorisierung der Daten durch die Benutzer:innen ist hierfür Voraussetzung.

Die Datenübertragung in die M365-Cloud erfolgt verschlüsselt mit TLS. Die Ablage der Daten kann durch Bitlocker-Verschlüsselung geschützt werden.

Die Montanuniversität Leoben setzt den erweiterten Bedrohungsschutz von M365, wie zum Beispiel Exchange Online-Protection, Anti-Phishing-Protection, Safe-Links und -Attachments Defender für M365, ein, um größtmögliche Sicherheit zu gewährleisten.

Versionierung gespeicherter Dokumente ist aktiviert, um irrtümliche Änderungen rückgängig zu machen.

Microsoft bietet umfassende Retention-Policies, um irrtümlich gelöschte Daten wieder herstellen zu können.

Zusätzlich setzt die Montanuniversität Leoben auf ein lokales Backup für weitere Datensicherheit.