FAQ Migration M365

FAQ Migration M365
Von Notes zu Outlook

Die Montanuniversität Leoben migriert Mail, Kalender, Aufgaben und Kontakte von HCL Notes nach Microsoft M365 und Outlook. Hier finden Sie die wichtigsten Fragen und Antworten zur Vorbereitung, Umstellung und Nutzung nach der Migration.

Mailmigration: Umstellung von HCL Notes auf Outlook / Exchange Online. Notes-Anwendungen bleiben vorerst in Notes.
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Häufige Fragen
FAQ zur Migration
1Was muss ich vor der Umstellung vorbereiten?Aktion erfordert⌄

Vor der Umstellung sollten alle Inhalte vorbereitet werden, die nicht automatisch oder nicht zuverlässig migriert werden können.

  • Verschlüsselte Mails entschlüsseln Verschlüsselte Mails müssen vor der Migration entschlüsselt werden. Verwenden Sie in Notes die Ansicht „Verschlüsselte Mails“ oder „Alle Dokumente“ und den Menübefehl Aktionen – Vorbereitung Migration M365 – Dokumente Entschlüsseln. Dies muss auch in Archiven durchgeführt werden.
  • Private Ordner umwandeln Private Ordner müssen in normale Ordner umgewandelt werden. Verwenden Sie dazu Aktionen – Vorbereitung Migration M365 – Private Ordner umwandeln. Dies muss ebenfalls auch in Archiven durchgeführt werden.
  • Vorlagen speichern Notes-Vorlagen müssen vor der Umstellung als Entwürfe gespeichert werden. Ein Doppelklick auf eine Vorlage erstellt ein neues Mail aus der Vorlage; dieses Mail bitte als Entwurf speichern. Nach der Migration sind diese Entwürfe in Outlook verfügbar und können in Outlook Classic als .oft-Datei gespeichert werden.
  • Offene Einladungen verarbeiten Alle offenen Besprechungseinladungen sollten vor der Migration angenommen oder abgelehnt werden. Nicht angenommene Besprechungseinladungen werden nicht übernommen.
  • Regeln dokumentieren Mail-Regeln werden nicht automatisch migriert. Bitte wichtige Regeln vorab dokumentieren. Nach der Umstellung können sie in Outlook neu angelegt werden; im Notes-Client können alte Regeln vorerst noch nachgelesen werden.
  • Kontakte prüfen Lokale Kontakte werden nur migriert, wenn sie mit der Mail-Datenbank am Server synchronisiert sind. Prüfen Sie, ob die Kontakte im Webmail oder in Traveler sichtbar sind. Falls nicht, öffnen Sie das lokale Adressbuch „Kontakte von …“ und aktivieren Sie unter Mehr – Vorgaben die Kontaktsynchronisation im Register „Replizierung und Synchronisation“.
  • Ältere Kalendereinträge exportieren Termine älter als ein Jahr werden nicht automatisch migriert. Diese können über Aktionen – Vorbereitung Migration M365 – Kalender in ics-Datei exportieren als ICS-Datei exportiert und später in Outlook als eigener Kalender eingebunden oder importiert werden.
  • Lokale Datenbanken vorbereiten Lokale Mail-Datenbanken, Archive, überlassene Mail-Datenbanken ausgeschiedener Mitarbeiter:innen oder Ablagen auf Shares werden nicht automatisch übernommen. Datenbanken dürfen nicht lokal verschlüsselt sein. Bei Bedarf muss eine unverschlüsselte Kopie erstellt werden.
  • M365 Apps installieren oder aktualisieren Auf von ICT betreuten Geräten erfolgt die Installation bzw. Aktualisierung der M365 Apps automatisiert und wird rechtzeitig angekündigt. Auf anderen Geräten erfolgt dies durch den jeweiligen EDV-Betreuer.
2Darf ich während der Umstellung verschlüsselte Mails senden?Wichtig⌄

Während der gesamten Umstellungsphase sollen keine verschlüsselten Mails gesendet werden.

Outlook kann nicht wie HCL Notes nativ verschlüsseln. Verschlüsselte Notes-Mails können bei der Migration Probleme verursachen oder nach der Umstellung leer erscheinen, wenn sie nicht vorher entschlüsselt wurden.

Für vertrauliche Informationen, Zugangsdaten oder Dateien verwenden Sie bitte:
https://passshare.unileoben.ac.at

PassShare ist intern und extern verwendbar.

3Was muss ich nach der Umstellung tun?Aktion erfordert⌄

Ab der Umstellung arbeiten Sie mit Outlook. Der Zugriff auf Mail im Notes-Client bleibt vorerst noch lesend aktiv.

  • Kontrollieren, ob Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte vorhanden sind.
  • Mail-Signatur neu anlegen.
  • Mail-Regeln in Outlook neu anlegen.
  • Freigaben und Zugriffsberechtigungen neu einrichten.
  • Freigegebene Mailboxen einbinden.
  • Vorlagen aus Entwürfen bei Bedarf als .oft-Datei speichern.
  • Outlook-App auf Mobilgeräten verwenden.

Alte Mails und Kalendereinträge, die bis zum Umstellungstermin erstellt wurden, bleiben voraussichtlich bis Ende 2026 im Notes-Client oder Webmail lesend verfügbar.

Wenn verschlüsselte Mails nach der Umstellung leer erscheinen, erstellen Sie bitte ein Ticket an ICT. In diesem Fall müssen Schreibrechte auf die Mail-Datenbank beantragt, die Mails per Script entschlüsselt und die Übernahme der Mails erneut angestoßen werden.

Anleitungen finden Sie unter:
https://ict.unileoben.ac.at/m365/anleitungen

4Warum wird von Notes zu M365 migriert?Überblick⌄

Die Migration von HCL Notes zu Microsoft M365 bringt eine modernere Arbeitsumgebung und eine bessere Integration in die bestehenden Microsoft-Apps.

  • Moderne Benutzeroberfläche
  • Höhere Benutzerakzeptanz im Vergleich zu HCL Notes
  • Integration von Mail und Kalender in Outlook und die M365 Apps
  • Single Sign-on
  • Multifaktor-Authentifizierung
  • Bessere Nutzung auf unterschiedlichen Geräten
  • Einfachere Zusammenarbeit mit OneDrive, SharePoint und Teams

Die Mailmigration betrifft primär Mail, Kalender, Aufgaben und Kontakte. Notes-Anwendungen bleiben vorerst weiterhin in Notes verfügbar und werden nicht im Rahmen dieser Mailmigration umgestellt.

5Welche Vorteile bieten OneDrive und SharePoint?Cloudspeicher⌄

OneDrive und SharePoint ergänzen Outlook und die M365 Apps um Cloudspeicher und gemeinsame Dateiablagen.

  • OneDrive OneDrive ist persönlicher Speicherplatz in der Cloud. Dateien können direkt in OneDrive gespeichert, mit lokalen Ordnern synchronisiert und bei Bedarf freigegeben werden.
  • SharePoint SharePoint ist eine gemeinsam genutzte Dateiablage für Organisationseinheiten, Projekte oder Teams. SharePoint wird auch von Microsoft Teams verwendet.
  • Vorteile Zugriff von verschiedenen Geräten, einfacheres Teilen von Dateien, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, zentrale Dateiablage und bessere Integration mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams.
6Welche persönlichen Daten werden migriert?Wird migriert⌄

Migriert werden persönliche Mail-Datenbanken mit Mails, Kalendereinträgen, Aufgaben und Kontakten.

  • E-Mails Persönliche E-Mails aus der serverseitigen Mail-Datenbank werden übernommen.
  • Kalender Aktive Terminserien und bestätigte Besprechungen werden migriert. Termine älter als ein Jahr und nicht angenommene Besprechungseinladungen werden nicht automatisch übernommen.
  • Aufgaben Aufgaben werden übernommen. Mails mit Wiedervorlage befinden sich in Outlook in den Aufgaben.
  • Kontakte Lokale Kontakte werden nur migriert, wenn sie mit der Mail-Datenbank am Server synchronisiert wurden. Kontakte, die nur lokal in Notes vorhanden sind und nicht synchronisiert wurden, werden nicht automatisch übernommen.
7Werden Mail-In-Datenbanken, Verteiler und Ressourcen migriert?Wird migriert⌄

Ja. Neben persönlichen Mail-Datenbanken werden auch gemeinsame und serverseitige Elemente übernommen.

  • Mail-In-Datenbanken
  • Zugriffsberechtigungen auf Mail-In-Datenbanken
  • Verteiler
  • Ressourcen
  • Kalender, die auf dem Server liegen
  • Adressbücher, die auf dem Server liegen

Shared Mailboxes, auf die Sie namentlich berechtigt sind, werden in Outlook automatisch hinzugefügt. Wenn eine Shared Mailbox fehlt, waren Sie in Notes vermutlich über eine Gruppe berechtigt; in diesem Fall muss die Mailbox manuell hinzugefügt oder die Berechtigung geprüft werden.

Änderungen an Verteilern erfolgen künftig über ein Ticket in Zammad:
https://ict-support.unileoben.ac.at

8Welche Kalendereinträge werden migriert?Kalender⌄
  • Wird migriert Aktive Terminserien, bestätigte Besprechungseinladungen und serverseitige Kalender.
  • Wird nicht automatisch migriert Termine älter als ein Jahr, nicht angenommene Besprechungseinladungen und potenziell defekte ältere Kalendereinträge.
  • Vor der Migration Bitte verarbeiten Sie alle offenen Besprechungseinladungen.
  • Export älterer Termine Termine älter als ein Jahr können über Aktionen – Vorbereitung Migration M365 – Kalender in ics-Datei exportieren als ICS-Datei exportiert werden. Die ICS-Datei kann später in Outlook als eigener Kalender eingebunden oder importiert werden.
  • Einschränkung während der Umstellung Frei/Gebucht-Zeiten werden nicht zwischen Notes und Outlook synchronisiert. Terminplanung mit freien Zeiten funktioniert nur Outlook zu Outlook und Notes zu Notes, nicht zwischen beiden Systemen.
9Wie melde ich mich in Outlook und M365 an?Login⌄

Die Anmeldung erfolgt mit P-Nummer, MUonline-Passwort und zweitem Faktor / MFA.

  • Cloud-Anmeldunghttps://office.com
  • Outlook Web / Mailhttps://mail.unileoben.ac.at
  • Single Sign-on Outlook startet auf entsprechend eingerichteten Geräten wegen Single Sign-on standardmäßig ohne zusätzliche Passwort-Eingabe.
  • Was wird künftig in Outlook genutzt? Mail, Kalender, Aufgaben und Kontakte werden künftig in Outlook genutzt. Mails mit Wiedervorlage befinden sich in Outlook in den Aufgaben.
  • Mobile Nutzung HTMO ist für Kalender nicht mehr notwendig. Die Traveler App auf Mobilgeräten ist ebenfalls nicht mehr notwendig; verwenden Sie stattdessen die Outlook-App.
10Wie erreiche ich den Support?Support⌄