FAQ: Migration zur Microsoft M365 an der Montanuniversität Leoben

Warum stellt die Montanuniversität Leoben auf M365 um?
Zur Modernisierung der IT, Vereinheitlichung von Tools, für eine einfachere, ortsunabhängige Zusammenarbeit und eine zentrale, sichere Datenspeicherung. Weniger Insellösungen, mehr Effizienz und bessere Sicherheits- und Compliance-Standards.

Was umfasst M365 konkret?
Microsoft M365 umfasst Email/Kalender (Microsoft M365), Zusammenarbeit/Meetings (Microsoft Teams), Dateispeicher (OneDrive, SharePoint), Office-Apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), sowie ergänzende Sicherheits- und Compliance-Funktionen.

Wer ist von der Migration betroffen?
Studierende, Lehrende und Mitarbeitende. Der Rollout erfolgt gestaffelt nach Bereichen/Organisationseinheiten.

Wann findet die Migration statt?

  • Für Studierende
    Den Zeitplan finden Sie unter dem folgenden Link: ict.unileoben.ac.at/m365-st
  • Für Bedienstete
    Die Umstellung erfolgt je Organisationseinheit. Zeitpunkt und Zeitplan werden in Abstimmung mit der jeweiligen Organisationseinheit festgelegt. 
    Nähere Details finden sie unter folgenden Link: ict.unileoben.ac.at/m365-ma

Weitere Informationen finden Sie auch unter dem Punkt „Wie läuft die Umstellung ab?“

Was muss ich vor meiner Migration tun?
Ankündigung lesen, wichtige Daten sichten, lokale PST/Archivdaten prüfen, Postfach aufräumen, veraltete Verteilerlisten/Ordner bereinigen. Anleitungen folgen per Email/Portal.

Wie läuft die Umstellung ab?

  • Studierende
    Mit Beginn der Umstellungsphase am Donnerstag, den 14.05.2026, wird der Zugriff auf M365 gesperrt.
    Es wird eine abschließende Synchronisation der Daten auf Microsoft M365 durchgeführt.
    Am Sonntag, den 17.05.2026, werden auch die Mail-Accounts der Studierenden gesperrt, um die Mail-Daten final zu übernehmen. Es werden Emails und Ordner nach M365 übernommen. Kalendereinträge und Kontakte können im Anschluss an die Umstellung bis <Ende Juni/Juli?> bei Bedarf manuell übernommen werden. Eine Anleitung hierfür finden sie unter folgendem Link <Link>.
    Am Montag, den 18.05.2026, wird der Studierenden-Account auf <Link> freigeschaltet. Sie können sich mit m-Nummer(at)unileoben.ac.at oder vorname.nachname@stud.unileoben.ac.at anmelden.
    Entsprechend der folgenden Anleitungen <Link> können Sie sich einen Mail-Client konfigurieren oder Web-Mail benutzen.
  • Bedienstete
    Ihr EDV-Verantwortlicher oder der ICT-Support wird auf ihrem Notebook bzw. PC die erforderliche Software (Office M365) installieren und konfigurieren.
    Während der Umstellungsphase steht Ihnen Mail im Notes-Client nicht zur Verfügung.
    Nach der Umstellung können Sie in Outlook weiterarbeiten.
    Den Notes-Client benötigen Sie nur noch, um auf spezielle Datenbanken (Zeiterfassung, Projektdatenbank (Angebots-DB), PADB, …) zuzugreifen.

Gibt es während der Migration Ausfallzeiten?
Zu den Ausfallzeiten für Studierende siehe den Punkt „Wie läuft die Umstellung ab?“
Für die Umstellung der Bediensteten wird der Zeitplan mit der jeweiligen Organisationseinheit abgestimmt. Während der Umstellungsphase steht das Mailsystem nicht zur Verfügung.

Ändert sich mein Login?
Die Anmeldung erfolgt künftig über Entra ID (ehem. Azure AD) mit Benutzername im Format m-Nummer@unileoben.ac.at bzw.  p-Nummer@unileoben.ac.at. 
Es ist jedoch weiterhin möglich mit Emailadresse vorname.nachname@unileoben.ac.at bzw. vorname.nachname@stud.unileoben.ac.at anzumelden.
Als Passwort verwenden Sie bitte Ihr MUonline Passwort.

Benötige ich neue Passwörter?
Nein, es gilt weiterhin das MUonline Passwort. Bei der ersten Anmeldung in M365 können Sicherheitsabfragen/MFA-Registrierung erforderlich sein.

Ändert sich meine Email-Adresse?
In der Regel nein. Alias-Adressen bleiben bestehen. Änderungen werden individuell kommuniziert.

Welche Email-Programme werden unterstützt?
Outlook für Windows/Mac, Outlook Mobile, sowie Outlook im Web. IMAP/POP werden nicht empfohlen bzw. werden eingeschränkt unterstützt, da Kollaborationsfunktionen fehlen.

Was passiert mit meinen bestehenden Emails, Kalendern und Kontakten?

  • Studierende:
    Emails werden nach Microsoft M365 migriert. Kalender, Aufgaben und Kontakte können manuell übertragen werden. Eine Anleitung finden Sie unter folgendem Link <Link>.
  • Bedienstete:
    Es werden Emails, Kalender, Aufgaben und Kontakte nach Microsoft M365 migriert. Zugriffsberechtigungen werden berücksichtigt.

Wie groß ist mein Postfach nach der Migration?
Der verfügbare Speicher für M36 inkl. Teams, OneDrive je Benutzer beträgt 

Wofür nutze ich Teams, OneDrive und SharePoint?

  • Teams ergänzt die Kommunikation (Chat, Meetings, Telefonie je nach Ausbaustufe). Für Bedienstete bleibt Webex die Standard-Telefonie-Anwendung.
  • OneDrive ist Ihr persönlicher Arbeitsbereich für individuelle Dateien.
  • SharePoint/Teams wird für Team- und Projektarbeiten, gemeinsame Dateien, Kanäle und Notizen genutzt

Was passiert mit Netzlaufwerken/Dateiservern?
Netzlaufwerke und Dateiserver sind von der Umstellung nicht betroffen.

Wie viel Speicher steht in OneDrive zur Verfügung?
Jeder Benutzer hat 50 GB OneDrive-Speiche zur Verfügung.

Wo werden Meeting-Aufzeichnungen gespeichert?
Standardmäßig in OneDrive (persönliche Meetings) bzw. SharePoint (Kanal-Meetings). Berechtigungen richten sich nach den Teilnehmern/Team-Mitgliedschaften.

Kann ich externe Personen einladen?
Ja, über Gastzugang (B2B) in Teams/SharePoint. Freigaben sind standardmäßig restriktiv; Gastzugriffe müssen von Besitzer:innen verwaltet und regelmäßig überprüft werden.

Sind anonyme Freigabelinks erlaubt?
Für sensible Bereiche nein. Zeitlich begrenzte, personenbezogene Links werden bevorzugt. Vorgaben folgen der Governance.

Wo werden meine Daten gespeichert?
Die Daten werden in Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert. Die Montanuniversität Leoben hat einen Vertrag abgeschlossen, der garantiert, dass die Daten in Rechenzentren in Österreich gespeichert werden.

Ist M365 DSGVO-konform?
Ja. Microsoft agiert als Auftragsverarbeiter, die Montan Universität bleibt Verantwortliche. Es bestehen vertragliche Zusicherungen, Standardvertragsklauseln und technische Schutzmaßnahmen.

Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es?
Die Montanuniverstiät Leoben verwendet MFA, Verschlüsselung in Transit und ruhend, Spam-/Phishing-Schutz, Protokollierung/Auditing, Data Loss Prevention (DLP), Sensitivity Labels und Rollen-/Rechtekonzepte.

Wer kann meine Daten sehen?
Nur berechtigte Personen gemäß Team/Site-Berechtigungen. Administrative Zugriffe sind streng reglementiert und protokolliert.

Brauche ich neue Office-Programme?
Die aktuellen Office-Apps werden unterstützt. Web-Apps sind jederzeit verfügbar. Ältere Office-Versionen müssen ggf. aktualisiert werden (Empfehlung: Microsoft 365 Apps).
Bei nicht vom ICT betreuten Geräten wenden Sie sich bitte an den EDV-Verantwortlichen Ihrer Organisationseinheit.
Bei vom ICT betreuten Geräten erfolgt die Aktualisierung automatisiert.

Kann ich private Geräte nutzen?
Ja, über Web-Apps oder mit mobilen Office-Apps. Für den Zugriff auf sensible Daten gelten Compliance-Vorgaben (z. B. Gerätesperre, Verschlüsselung, aktuelles OS). Auf Uni-Geräten verwaltet Intune die Sicherheit/Updates.

Funktionieren meine bestehenden Add-Ins/Makros?
Die meisten modernen Add-Ins funktionieren. Ältere COM-Add-Ins/Makros sollten getestet werden. Kritische Abhängigkeiten bitte vorab melden.

Wer darf neue Teams/Sites erstellen?
Grundsätzlich berechtigte Personen. Es gelten Namenskonventionen, Vorlagen und eine Freigabe- bzw. Registrierungsprüfung. Besitzer:innen tragen Verantwortung für Inhalte, Gäste und Lebenszyklus.

Gibt es Aufbewahrungsfristen und Versionierung?
Ja. Retention Policies und Versionierung sind aktiviert. Details zu Aufbewahrungsdauern werden zentral veröffentlicht.

Wie werden Backups gehandhabt?
Microsoft stellt Hochverfügbarkeit, Versionierung und Wiederherstellungsfunktionen bereit. Zusätzlich setzt die Universität auf ergänzende Backup-/Wiederherstellung gemäß Schutzbedarf.

Was passiert mit Daten, wenn ich die Universität verlasse?
Der MUonline Account bleibt bis 40 Tage nach Ende des Dienstverhältnisses bestehen.
Danach werden Account und die Daten in M365 gelöscht.
Es ist unbedingt notwendig. Projekt-Daten und Daten, die der Montanuniversität Leoben gehören, auf Netzlaufwerken oder in gemeinsam verwendeten Sharepoint-Ablagen zu speichern.

Welche Schulungen gibt es?
Schulungsunterlagen finden Sie unter folgendem Link <Link>.

Wo erhalte ich Hilfe bei Problemen?
ICT-Service-Desk: ict-support@unileoben.ac.at | +43 3842/402-7510

Wie melde ich Sicherheitsvorfälle oder falsche Freigaben?
Melden Sie IT-Sicherheitsvorfälle sofort per Email an unser IT-Sicherheitsteam: it-sicherheit(at)unileoben.ac.at.

Bitte geben Sie in Ihrer Meldung möglichst detaillierte Informationen an, um eine schnelle Analyse und Bearbeitung zu ermöglichen:
Beschreibung des Vorfalls (Verdächtige Aktivität, Datenverlust, Phishing,...)

  • Betroffene Systeme oder Benutzer*innen
  • Zeitpunkt des Vorfalls
  • Bereits getroffene Maßnahmen

Was ist während des Migrationsfensters zu beachten?
Kein Verschieben großer Datenmengen, keine Struktur-Umbauten oder Massenfreigaben; Hinweise der IT befolgen. Nach Abschluss erhalten Sie eine Bestätigung.

Dürfen weiterhin Dritt-Clouds (z. B. Dropbox) genutzt werden?
Für Universitätsdaten ist M365 die bevorzugte, freigegebene Plattform. Externe Clouds sind nur nach Freigabe durch IT/Datenschutz zulässig.

Wie gehe ich mit besonders schützenswerten Forschungsdaten um?
Forschungsdaten dürfen laut Compliance-Regeln nicht in der M365-Cloud abgelegt werden. Hierfür wird mit dem Projekt Reseach Data Management ein eigenes System (RDM) aufgaben.

Gibt es Beschränkungen für Dateien?
Ja: Maximale Dateigröße, Pfadlängen und verbotene Zeichen sind zu beachten (Microsoft-Standards). Versionierung ist aktiv; große Massen-Uploads am besten mit OneDrive Sync oder Migrationstools.

Was passiert mit bestehenden Email-Verteilerlisten und Shared Mailboxes?
Bestehende Objekte werden nach Microsoft M365 überführt. Funktionale Postfächer bleiben erhalten; Zugriffsrechte werden übernommen und überprüft.